本文全大多数内容是我在中国科大读书时，组里某位大神所记录的以AGU为例介绍参加国际会议的流程。我修补部分内容，以便适用NTU的要求，部分步骤无先后顺序。
流程
注册AGU会员
参加AGU会议首先要具备AGU会员身份，新用户需要注册会员，老用户需要每年更新会员
前往AGU网站注册或更新会员身份
AGU会员费用$20/年，保存收据
提交会议摘要，拿到会议邀请函
前往AGU Fall Meeting网站提交摘要，提交流程参考提交指南。几点注意事项：
引号从 Word 里直接复制到网页上显示的是错的，注意自己删掉重新输入一遍；
正文粘进去之后自己检查一遍，注意上下标等格式；
要将老板以及其他合作者都加到作者列表中；
付款$35后一定要记得提交摘要和保存收据；
提交摘要后记得生成邀请函以供申请签证和报销使用，生成邀请函的时候不要选择老板，避免发邮件打扰他；
AGU会给邮箱发送邀请函，或者直接在生成邀请函后下载亦可，注意保存；
已提交的摘要在截止日期前可以在会议摘要提交主页上修改；
预订酒店
AGU官网上可预订酒店，价格便宜，数量有限，先到先得
AGU网站在开通酒店预订功能后几天才会发邮件通知，此时很多酒店已经被预订完了，所以8月中旬到8月底要每天刷新预订页面，检查是否可以开始预订
如果AGU网站上没有预订到酒店，可以通过 booking.com 预订，尽量不要通过携程、去哪儿等预订，网上有很多到了酒店才被告知预订失败地案例
预订酒店需要visa或mastercard信用卡担保
每人只能预约一间房
办理护照
办理签证
拍签证照片（注意拿发票与照片电子版)
熟悉签证申请流程
填写DS-160表格提供签证信息参考网页
支付签证所需费用参考网页
注册/登陆个人主页并完善信息，准备支付费用及预约签证时间。保存好收据。
准备签证材料
已有签证人员需要更新签证信息 evus
出差申请
请参考Flight ticket & Business travel & Overseas business travel policy，了解更多信息。
请参考Flight ticket & Business travel里的2019AGU申请例子。
注意事项
iNTU-> StaffLink -> HR Services -> Business Travel System (BTS)
上传摘要和邀请信作为证明材料
支付方式和项目要问老板
输入Charging Account后，不要移动鼠标。一般要等待10秒多，完整的账号（比如，M4011899.110.710079 - RG129/17-(S)-TONG PING (VP)(Overseas Travel) (End Dt: 29-Feb-2020)）才会出来。老板告诉你的账号可能就是前几位（比如，M4011899.110）
Travel Allowance Type 选择 Overseas daily allowance (ODA) and reimbursement claims required (100% ODA)，以前是 Lodging paid by NTU 30% SA。
Expenditure Item中的每一项可以多写点（比如多20%），报销时是按照实际支出支付。
Approver选择老板，但是如果Total Estimated Amount超过6000新币（不确定是否是这个数值），需要选择Sum Tze Chien (数学系)，不清楚EOS谁是approver。请参考Leadership of SPMS和Leadership of EOS
也可以在Employee Leave System上同时申请休假，这样可以在开完会回国。
记得要在Business Travel System的Travel Details的Remarks中陈诉休假事宜。
如有有疑问可以联系SPMS的Lilian Chua Suat Bee (ESBCHUA@ntu.edu.sg)，EOS的SU SU Hlaing Myint (HMSUSU@ntu.edu.sg)
注册会议
10月2日左右会收到 “AGU Fall Meeting Abstract Status Notification” 的邮件，记得点确认同意present
注册会议费用约为$255，保存收据
注册之后会收到邮件，其中有一个条形码是到现场领取胸牌时需要的
购买机票
请参考Flight ticket & Business travel。
注意事项
购买机票的同时要购买航空保险
保存好行程单和收据
如果确定会议摘要一定会通过，也可在注册会议前购买机票。提前买机票的话，会便宜点 (好像AGU很少拒掉摘要)。
如有有任何疑问可以联系SPMS的Lilian Chua Suat Bee (ESBCHUA@ntu.edu.sg)，EOS的SU SU Hlaing Myint (HMSUSU@ntu.edu.sg)
购买境外保险
报销需要纸质保单和发票
回国报销
准备好相关文件
邀请信、行程单、登机牌、BTS申报页面、纸质保单
收据/发票: 机票、AGU会员费、AGU摘要费、AGU注册费、交通 (Taxi, BART)、住宿、签证、保险
银行对账单支付记录
请参考Flight ticket & Business travel & Overseas business travel policy
海外出差政策
请参考Flight ticket & Business travel
请参考Overseas business travel policy
乘机注意事项
充电宝不能托运，充电宝上必须标有容量，容量不可过大
牙膏不得超过半管，否则会被没收
保存好登机牌
出国注意事项
在美国或者中国坐飞机回新加坡，会检查visa。由于visa上没有有效日期，所有务必提前在下载好了SGWorkPass，以便现场查询。
酒店住宿每天每人一美元小费
请参考AGU 临行清单
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2019-07-03: 初稿